Anonymitet i pulsmålinger: slik får du ærlige svar

En pulsmåling er bare så god som ærligheten i svarene. Hvis de ansatte er usikre på om lederen kan se hvem som svarte hva, blir svarene pyntet på, eller så lar folk være å svare. Anonymitet er derfor ikke en detalj, men selve forutsetningen for at målingen gir et riktig bilde.

Anonymt eller konfidensielt?

Disse to ordene brukes ofte om hverandre, men de betyr ikke det samme:

• Konfidensielt betyr at noen kan knytte svarene til en person, men lover å ikke gjøre det eller dele det videre.
• Anonymt betyr at svarene ikke kan knyttes til en person i det hele tatt, heller ikke av den som drifter løsningen.

For en pulsmåling om trivsel og arbeidsmiljø bør målet være reell anonymitet. Det er mye lettere å stole på et system som ikke kan avsløre noen, enn på et løfte om at det ikke skal gjøre det.

Fem ting som avgjør om anonymiteten er reell

1. Ingen innlogging for de ansatte. Hvis den ansatte må logge inn med navn eller e-post, finnes det en kobling mellom person og svar. En felles teamkode gir tilgang uten at noen identifiseres.
2. Minimum antall svar før resultater vises. I et team på tre personer er det lett å gjette hvem som svarte hva. Resultater for en gruppe bør derfor ikke vises før det har kommet inn et visst antall svar. Fem er en vanlig grense.
3. Ingen sporing på svarsiden. Analyseverktøy og annonseskript kan sende IP-adresse og nettleserdata til tredjeparter. Siden der de ansatte svarer, bør være helt fri for slike skript.
4. Forsiktighet med fritekst. Et åpent tekstfelt er verdifullt, men skrivestil og detaljer kan avsløre hvem som har skrevet noe. Minn de ansatte på dette, og la fritekst være valgfritt.
5. Ingen detaljerte bakgrunnsspørsmål. Spørsmål om alder, kjønn, stilling og ansiennitet kan til sammen gjøre det mulig å identifisere enkeltpersoner, særlig i små grupper.

Hva lederen ikke bør gjøre

Selv med et anonymt system kan tilliten ødelegges av hvordan resultatene brukes. Unngå å spørre i plenum hvem som skrev en bestemt kommentar, eller å prøve å resonnere seg frem til det. Ikke bruk pulsmålingen til å vurdere enkeltpersoners prestasjoner. Og vær tydelig på at det er helt frivillig å svare.

Ser du et bekymringsfullt signal, for eksempel en kommentar som tyder på at noen har det tungt, er riktig respons å løfte temaet generelt i teamet og minne om hvor man kan henvende seg, ikke å lete etter avsenderen.

Anonymitet og personvern

Opplysninger som er reelt anonyme, regnes ikke som personopplysninger etter personvernforordningen (GDPR). Men grensen er strengere enn mange tror: Kan svarene kobles til en person ved hjelp av andre opplysninger, er de ikke anonyme. En løsning som faktisk ikke samler inn identifiserende data fra de ansatte, gjør både personvernarbeidet og tillitsbyggingen enklere.

Slik gjør vi det i Medarbeiderpuls

I Medarbeiderpuls svarer de ansatte med en teamkode uten å logge inn. Vi lagrer ikke navn, e-post eller IP-adresse sammen med svarene, og svarsidene har ingen analyse- eller annonseskript. Resultater for et team vises først når det har kommet inn minst fem svar i perioden. Før det vises teamet som beskyttet. Les mer i personvernerklæringen.

Neste steg er å bruke svarene til noe. Les slik følger du opp resultatene fra en pulsmåling.